Precizna ponuda za prevoz robe počinje potpunim i jasno napisanim upitom. Sam podatak o mestu utovara i istovara obično nije dovoljan da bi prevoznik procenio potrebno vozilo, zauzeti prostor, uslove rada i ukupan obim transporta. Što su informacije o pošiljci tačnije, manja je mogućnost naknadnih pitanja, izmene ponude ili problema kada vozilo stigne na lokaciju.
U nastavku je objašnjeno koje podatke treba pripremiti pre slanja upita, kako opisati robu, šta navesti o utovaru i istovaru i kada poslati fotografije. Na kraju se nalazi gotov šablon koji možete kopirati i popuniti za konkretan transport.
Koji podaci su potrebni za ponudu za prevoz robe?
Dobar upit omogućava da se sagleda cela transportna situacija, a ne samo udaljenost između dve tačke. Za početnu procenu pripremite sledeće informacije:
- tačnu adresu ili mesto utovara;
- tačnu adresu ili mesto istovara;
- vrstu i kratak opis robe;
- ukupan broj komada, paketa ili paleta;
- dimenzije svakog komada ili palete;
- ukupnu težinu pošiljke;
- željeni datum utovara;
- prihvatljiv termin isporuke, ako postoji;
- način utovara i istovara;
- informacije o pristupu kamionu;
- broj adresa za preuzimanje i isporuku;
- fotografije robe kada pomažu da se proceni oblik, pakovanje ili pristup.
Ne moraju svi upiti biti dugi. Važno je da sadrže podatke koji mogu da utiču na izbor vozila, organizaciju rute i uslove preuzimanja robe.
Navedite preciznu relaciju transporta
Umesto samo naziva grada, korisno je navesti što precizniju lokaciju. Razlika između industrijske zone, centra naselja, magacina uz glavni put i objekta sa uskim prilazom može biti važna za organizaciju prevoza.
U upitu navedite:
- mesto i po mogućnosti adresu utovara;
- mesto i po mogućnosti adresu istovara;
- da li postoji više mesta preuzimanja ili isporuke;
- ime i telefon kontakt osobe na svakoj lokaciji;
- ograničenja za prilaz teretnom vozilu, ako su poznata.
Ako tačna adresa još nije potvrđena, navedite bar naselje i objasnite kakva je lokacija. Konačnu adresu treba dostaviti pre dogovaranja transporta.
Opišite robu tako da se može proceniti potreban prostor
Naziv robe poput „materijal“, „oprema“ ili „paketi“ često nije dovoljno određen. Potrebno je opisati kako je roba upakovana i koliko prostora zauzima.
Navedite da li je roba:
- na paletama;
- u kutijama, džakovima ili sanducima;
- u komadima nepravilnog oblika;
- dugačka, visoka ili nestandardnih dimenzija;
- lomljiva, osetljiva ili zahtevna za rukovanje;
- složiva jedna na drugu ili se ne sme opterećivati.
Za paletnu robu treba navesti broj paleta, dimenzije svake palete i ukupnu visinu sa robom. Ako se dimenzije razlikuju, nemojte navesti samo prosečnu meru. Precizniji podaci pomažu da se proceni stvarno zauzeće tovarnog prostora.
Detaljno uputstvo o merenju možete pronaći u tekstu kako izmeriti dimenzije i težinu pošiljke.
Težina i dimenzije treba da obuhvate celu pošiljku
U upitu jasno odvojite broj jedinica, dimenzije i masu. Na primer, nije isto da li podatak od 300 kilograma označava težinu jednog komada ili svih deset komada zajedno.
Najpraktičnije je navesti:
- broj jedinica;
- dužinu, širinu i visinu jedne jedinice;
- masu jedne jedinice, ako je poznata;
- ukupnu masu pošiljke;
- ukupne spoljne dimenzije nakon pakovanja.
Mere se uzimaju preko najisturenijih delova robe i ambalaže. Kod palete u visinu treba uključiti i samu paletu, a u širinu i dužinu eventualni prepust robe preko ivica.
Kada težina ili dimenzije nisu potpuno sigurne, to treba otvoreno napisati. Bolje je navesti da su mere okvirne nego predstaviti procenu kao tačan podatak.
Objasnite kako će se obaviti utovar i istovar
Ponuda može zavisiti i od toga koliko je jednostavno preuzeti i predati robu. Zato u upitu treba navesti koja oprema postoji na obe lokacije.
Korisne informacije su:
- da li lokacija ima utovarnu ili istovarnu rampu;
- da li je dostupan viljuškar;
- da li se roba unosi ili iznosi ručno;
- da li je potreban pristup sa bočne ili zadnje strane vozila;
- da li postoji dovoljno prostora za prilaz i manevar;
- da li je termin rada magacina ograničen;
- da li je potrebna prethodna najava dolaska.
Ako uslovi na utovaru i istovaru nisu poznati, proverite ih sa pošiljaocem i primaocem pre slanja konačnog upita. Tako se smanjuje rizik da na lokaciju dođe vozilo koje ne može da priđe ili da roba ne može bezbedno da se preuzme.
Pre dolaska vozila može pomoći i kontrolna lista za pripremu robe za utovar.
Kada treba poslati fotografije robe i lokacije?
Fotografija nije zamena za mere i težinu, ali može da razjasni podatke koje je teško opisati porukom. Posebno je korisna kada roba ima nepravilni oblik, nije standardno zapakovana, prelazi ivice palete ili zahteva pažljivo rukovanje.
Pošaljite:
- fotografiju cele pošiljke;
- fotografiju ambalaže i palete;
- fotografiju deklaracije, ako je relevantna i bez osetljivih podataka;
- fotografiju prilaza ili mesta utovara kada postoji ograničen prostor;
- fotografiju opreme za utovar, ako način preuzimanja nije uobičajen.
Na fotografiji treba da se vidi trenutno stanje robe. Stare ili ilustrativne fotografije mogu dovesti do pogrešne procene.
Datum, termin i hitnost upita
Navedite željeni datum utovara i objasnite koliko je termin fleksibilan. Izrazi „što pre“ ili „sledeće nedelje“ nisu dovoljno precizni za planiranje.
Bolje je napisati:
- tačan željeni datum;
- vremenski prozor za utovar;
- krajnji prihvatljiv datum isporuke;
- da li postoji mogućnost pomeranja termina;
- da li roba mora da stigne u zakazanom terminu prijema.
Hitnost, čekanje, broj adresa i mogućnost uklapanja u postojeću rutu mogu uticati na organizaciju i formiranje ponude. Više detalja o tome objašnjeno je u vodiču od kojih faktora zavisi cena kamionskog prevoza.
Gotov šablon upita za kamionski prevoz
Sledeći šablon možete kopirati u imejl, kontakt formu ili poruku i popuniti poznatim podacima:
Potrebna mi je ponuda za prevoz robe.
Mesto i adresa utovara:
Mesto i adresa istovara:
Vrsta robe:
Način pakovanja:
Broj paleta, paketa ili komada:
Dimenzije svake jedinice:
Ukupna težina:
Željeni datum i vreme utovara:
Prihvatljiv termin isporuke:
Način utovara:
Način istovara:
Da li postoje rampa ili viljuškar:
Informacije o prilazu i manevru:
Broj utovarnih i istovarnih adresa:
Kontakt osobe na lokacijama:
Dodatne napomene:
Fotografije robe i lokacije su priložene: da ili ne.
Ako neki podatak ne znate, napišite da trenutno nije potvrđen. Prevoznik tada može da zatraži dopunu, umesto da ponudu zasnuje na pogrešnoj pretpostavci.
Najčešće greške pri slanju upita
Upit je teže precizno proceniti kada sadrži samo relaciju i naziv robe. Najčešće nedostaju:
- ukupna težina;
- spoljne dimenzije upakovane robe;
- broj paleta ili komada;
- informacija da li je roba složiva;
- uslovi utovara i istovara;
- broj adresa;
- tačan datum;
- podatak o ograničenom pristupu lokaciji.
Druga česta greška je naknadna promena količine robe bez ponovne provere ponude. Dodavanje palete, promena dimenzija ili uvođenje dodatne adrese može promeniti potrebnu organizaciju. Svaku takvu izmenu treba prijaviti pre potvrde prevoza.
Provera pre slanja upita
Pre nego što pošaljete zahtev, proverite da li su podaci međusobno usklađeni:
- Potvrdite relaciju i broj adresa.
- Prebrojte palete, pakete ili komade.
- Izmerite spoljne dimenzije upakovane robe.
- Proverite ukupnu težinu.
- Potvrdite datum i radno vreme obe lokacije.
- Proverite dostupnost rampe, viljuškara ili drugog načina rukovanja.
- Dodajte fotografije kada roba ili prilaz nisu standardni.
- Navedite kontakt osobu za utovar i istovar.
Precizna ponuda zavisi od preciznih ulaznih podataka. Relacija je važna, ali je potrebno sagledati i robu, zauzeti prostor, termin i uslove na lokacijama.
Za upit JankiTransu pošaljite mesto utovara i istovara, opis robe, broj paleta ili komada, težinu i dimenzije, željeni datum, fotografije i informacije o pristupu i načinu utovara i istovara. Ako transport polazi iz Čoke ili je potrebno organizovati relaciju kroz Srbiju, navedite tačne lokacije kako bi se mogućnosti i uslovi prevoza proverili na osnovu kompletnih podataka.