Dobro organizovan utovar počinje pre nego što se kamion pojavi na kapiji. Priprema robe za utovar podrazumeva mnogo više od pakovanja: potrebno je proveriti količinu i stanje pošiljke, obezbediti pristup vozilu, pripremiti odgovarajuću opremu, odrediti odgovorne osobe i uskladiti dokumentaciju. Kada bilo koji od tih elemenata nedostaje, vozilo može da čeka, roba može da ostane neutovarena ili se planirana ruta može poremetiti.
Ova kontrolna lista pomaže pošiljaocu i magacinu da na vreme provere najvažnije detalje za paletnu, pakovanu i drugu robu.
Zašto je priprema robe za utovar važna
Vreme dolaska kamiona nije trenutak za završno pakovanje, traženje viljuškariste ili proveru da li vozilo može da priđe objektu. Do tada bi roba trebalo da bude spremna, prebrojana, obeležena i postavljena tako da se može bezbedno preuzeti.
Dobra priprema smanjuje rizik od:
- čekanja vozila na utovaru;
- pogrešnog broja paleta ili komada;
- oštećenja tokom manipulacije;
- izbora neodgovarajućeg vozila;
- nemogućnosti prilaska mestu utovara;
- nedostatka opreme ili osoblja;
- neslaganja robe i dokumentacije.
Kada se ugovara kamionski prevoz robe, tačni podaci o robi i lokaciji omogućavaju da se unapred procene prostor, pristup i način utovara.
Provera podataka o transportu
Pre dolaska kamiona proverite da li su prevozniku prosleđeni konačni i međusobno usklađeni podaci. Posebno je važno da se promene ne zadržavaju do poslednjeg trenutka.
Potrebno je potvrditi:
- tačnu adresu utovara;
- kontakt osobu i broj telefona;
- dogovoreni datum i vremenski prozor;
- mesto istovara i kontakt primaoca;
- vrstu robe;
- broj paleta, paketa ili komada;
- ukupnu težinu i dimenzije, uključujući visinu paleta;
- da li roba sme da se slaže;
- lomljive, osetljive ili nepravilne komade;
- broj adresa utovara i istovara.
Ako se količina, težina, dimenzije ili adresa promene, prevoznika treba obavestiti pre polaska vozila. Čak i mala promena može uticati na raspored tereta, izbor vozila ili plan rute.
Kontrola robe i pakovanja
Roba treba da bude potpuno spremna pre dogovorenog termina. To znači da su pakovanje, obeležavanje i grupisanje završeni, a ne da tek počinju kada vozač stigne.
Proverite stabilnost i zaštitu
Pregledajte da li je svaka transportna jedinica stabilna pri podizanju i pomeranju. Kartonske kutije treba da budu zatvorene, palete bez vidljivih oštećenja, a roba zaštićena od klizanja, udara i dodira sa drugim predmetima.
Kod prevoza paletne robe posebno proverite da roba ne prelazi ivice palete, da su teži komadi postavljeni niže i da je folija povezana sa osnovom palete. Nestabilna ili previše visoka paleta može otežati manipulaciju i bezbedno raspoređivanje u vozilu.
Prebrojte i obeležite pošiljku
Prebrojavanje treba završiti pre utovara i uporediti rezultat sa dokumentacijom. Svaka paleta ili grupa paketa treba jasno da pokazuje kome je namenjena, naročito kada postoji više adresa istovara.
Na oznaci je korisno navesti:
- pošiljaoca;
- primaoca;
- adresu isporuke;
- redni broj paketa ili palete;
- ukupan broj jedinica u pošiljci;
- važne napomene za rukovanje.
Postojeća oštećenja ambalaže fotografišite i evidentirajte pre nego što roba uđe u vozilo. Tako se stanje pri preuzimanju može jasno utvrditi.
Pristup kamiona mestu utovara
Čak i potpuno spremna roba ne može biti preuzeta ako vozilo nema bezbedan pristup. Zato unapred proverite put od javne saobraćajnice do tačke na kojoj se vrši utovar.
Obratite pažnju na:
- širinu i visinu ulaza;
- prostor za okretanje i manevrisanje;
- parkirana vozila koja blokiraju prilaz;
- stanje i nagib podloge;
- jednosmerne ulice i lokalna ograničenja za teretna vozila;
- mesto na kojem kamion može bezbedno da čeka;
- udaljenost između vozila i robe.
Pošaljite prevozniku preciznu lokaciju, uputstvo za ulaz i informaciju kome se vozač javlja na kapiji. Kada objekat ima više ulaza, samo adresa često nije dovoljna.
Najkorisnija informacija za vozača nije samo adresa, već tačna kapija, kontakt osoba i opis poslednjih nekoliko stotina metara prilaza.
Oprema i ljudi potrebni za utovar
Pre dolaska vozila treba potvrditi kako će roba biti podignuta i ko će upravljati opremom. Ne treba pretpostaviti da kamion ili vozač automatski obezbeđuju viljuškar, paletar ili dodatne radnike.
Proverite:
- da li je dostupan viljuškar odgovarajuće nosivosti;
- da li oprema može da priđe robi i vozilu;
- da li je operater prisutan u dogovoreno vreme;
- da li je potrebna rampa, platforma ili bočni pristup;
- koliko ljudi je potrebno za ručni utovar;
- da li neki komadi zahtevaju posebnu opremu;
- ko odobrava početak i proverava broj jedinica.
Ako lokacija nema viljuškar, rampu ili dovoljan broj ljudi, to treba navesti još u upitu. Način manipulacije mora biti dogovoren pre slanja vozila, a ne rešavan kada kamion već čeka.
Dokumentacija koja treba da bude spremna
Dokumentacija zavisi od vrste robe i poslovnog procesa, ali osnovni podaci moraju odgovarati stvarnom stanju pošiljke. Pre utovara proverite da li su nazivi, količine, adrese i broj transportnih jedinica isti na robi i pratećim dokumentima.
Pripremite:
- otpremnicu ili drugi dokument pošiljaoca, kada se koristi;
- podatke za prevozni dokument;
- naziv i adresu primaoca;
- spisak paleta, paketa ili komada;
- posebne instrukcije za rukovanje;
- internu oznaku porudžbine ili isporuke, ako je potrebna;
- ime osobe ovlašćene da potvrdi preuzimanje;
- kontakt za slučaj neusklađenosti.
Dokumenta ne treba ostavljati za kraj utovara. Ako se tek tada utvrdi da količina ili adresa nisu tačne, ispravka može zaustaviti polazak vozila.
Redosled robe i organizacija prostora
Kada se utovara više grupa robe, unapred odredite kojim redosledom treba da napuste magacin. Roba za prvu isporuku ne bi trebalo da završi iza robe koja se istovara poslednja, osim ako je drugačije dogovoreno zbog težine ili bezbednog rasporeda.
Pre početka pripremite robu tako da:
- prolazi i izlazi iz magacina budu slobodni;
- pošiljka bude odvojena od robe koja ne ide na transport;
- jedinice budu grupisane po primaocu ili adresi;
- teški i nestabilni komadi budu jasno označeni;
- lomljiva roba ne bude sakrivena među standardnim paketima;
- roba koja se ne sme slagati ima vidljivu oznaku;
- redosled bude usklađen sa planom istovara.
Konačan raspored i obezbeđivanje tereta u vozilu treba uskladiti sa vozačem. Pošiljalac treba jasno da ukaže na osobine robe koje se ne mogu zaključiti samo vizuelnim pregledom.
Kontrolna lista za kopiranje
Podaci o transportu
- Potvrđena je tačna adresa i kapija za ulaz.
- Potvrđeni su datum i vremenski prozor utovara.
- Određena je kontakt osoba koja će biti dostupna telefonom.
- Prevozniku su poslati tačni podaci o količini, težini i dimenzijama.
- Prijavljene su sve posebne osobine i ograničenja robe.
- Potvrđene su sve adrese istovara i kontakti primalaca.
Roba
- Roba je završeno upakovana pre dolaska kamiona.
- Broj paleta, paketa ili komada je prebrojan.
- Ambalaža i palete su pregledane.
- Pošiljka je stabilna i spremna za manipulaciju.
- Sve jedinice su jasno obeležene.
- Postojeća oštećenja su fotografisana i evidentirana.
- Roba je izdvojena i postavljena u planiranom redosledu utovara.
Lokacija i oprema
- Prilaz za kamion je prohodan.
- Kapija i prostor za manevar su slobodni.
- Podloga je bezbedna za vozilo i opremu.
- Viljuškar, paletar ili druga oprema su dostupni i ispravni.
- Operater i potrebni radnici su prisutni u dogovoreno vreme.
- Poznato je mesto na kojem vozilo čeka i počinje utovar.
Dokumentacija i završna kontrola
- Dokumentacija je pripremljena pre početka utovara.
- Podaci na dokumentima odgovaraju stvarnoj pošiljci.
- Određena je osoba koja proverava broj utovarenih jedinica.
- Dogovoreno je ko potpisuje dokumentaciju.
- Sve promene su prijavljene prevozniku pre dolaska vozila.
- Kontakt primalaca je ponovo proveren.
Šta uraditi na dan utovara
Na dan utovara kratko potvrdite da se plan nije promenio. Proverite da li su roba, radnici, oprema i dokumentacija spremni najmanje pre početka dogovorenog vremenskog prozora. Oslobodite prilaz i prostor za manevar, a kontakt osoba treba da drži telefon dostupnim.
Kada vozilo stigne, zajedno proverite vidljivo stanje robe, broj transportnih jedinica i redosled utovara. Ako postoji odstupanje, zaustavite proces dok se ne potvrdi kako se promena rešava. Bolje je prijaviti razliku pre utovara nego pokušavati da je ispravite nakon polaska.
Za dogovor transporta možete poslati upit za prevoz robe. Navedite mesto utovara i istovara, vrstu robe, težinu i dimenzije, broj paleta ili komada, željeni datum, pristup lokaciji i raspoloživu opremu za utovar i istovar. Na osnovu potpunih podataka može se proveriti odgovarajuća organizacija prevoza.