Odluka između sopstvenog dostavnog vozila i angažovanja spoljnog prevoznika ne svodi se samo na pitanje ko će robu odvesti od tačke A do tačke B. Za firmu je važnije da sagleda koliko transport stvarno košta, koliko često se vozilo koristi, ko upravlja vozačima i dokumentacijom, šta se dešava kada vozilo nije dostupno i koliko brzo kapacitet može da se prilagodi većoj ili manjoj količini robe. Zato dilemu sopstveno vozilo ili prevoznik treba rešavati kroz ukupne troškove i praktične zahteve poslovanja, a ne samo poređenjem jedne fakture sa troškom goriva. U nastavku su kriterijumi koji pomažu da procenite koji model bolje odgovara vašim rutama, obimu isporuka i načinu rada kupaca i magacina.
Šta zapravo porediti kada birate sopstveno vozilo ili prevoznika
Najčešća greška je da se trošak sopstvenog vozila procenjuje samo kroz gorivo, dok se kod spoljnog prevoznika posmatra puna cena usluge. Takvo poređenje nije ravnopravno. Kod sopstvene dostave treba uključiti sve resurse koje firma mora da obezbedi da bi vozilo bilo dostupno i operativno.
Ukupan trošak posedovanja i korišćenja vozila često se označava kao TCO, odnosno ukupni trošak vlasništva. Za praktičnu procenu potrebno je sabrati:
- kupovinu vozila, lizing ili kredit;
- registraciju, osiguranje i redovne obaveze;
- platu vozača i troškove povezane sa zaposlenjem;
- gorivo, putarine i parking;
- redovno održavanje, pneumatike i potrošni materijal;
- kvarove i neplanirane popravke;
- zamensko vozilo ili trošak zastoja kada vozilo nije u funkciji;
- vreme zaposlenih koje odlazi na planiranje ruta, komunikaciju i administraciju;
- prazne kilometre kada se vozilo vraća bez tereta;
- gubitak vrednosti vozila tokom vremena.
Kod spoljnog prevoznika veliki deo ovih stavki nalazi se u ugovorenoj ceni prevoza. To ne znači da je spoljni prevoz uvek jeftiniji, već da je trošak drugačije raspoređen i obično lakši za povezivanje sa konkretnom pošiljkom, relacijom ili kupcem.
Praktično poređenje počinje tek kada se puna mesečna cena sopstvene dostave podeli brojem stvarno izvršenih i korisnih isporuka.
Kada je sopstveno dostavno vozilo praktičnije
Sopstveno vozilo može biti dobro rešenje kada firma ima stabilan, predvidiv i dovoljno veliki obim dostave. Posebno je korisno kada se svakog dana obilazi sličan krug kupaca, roba je prilagođena istom tipu vozila, a raspored isporuka može da se planira unapred.
Stalne lokalne rute
Ako vozilo gotovo svakog radnog dana obavlja više isporuka na kratkim i ponavljajućim relacijama, firma može da postigne dobru iskorišćenost. Primer su dostave iz jednog magacina ka kupcima na ograničenom području, uz povratak vozila u bazu istog dana.
U ovom modelu sopstveni vozač poznaje kupce, pristupe objektima, termine prijema i uobičajene procedure. To može pojednostaviti komunikaciju i skratiti vreme potrebno za svaku novu organizaciju.
Potreba za čestim promenama tokom dana
Neke firme imaju dostave koje se menjaju iz sata u sat. Kada je roba male ili srednje zapremine, a vozilo i vozač mogu da budu stalno dostupni, sopstvena dostava daje veću operativnu kontrolu. Prodaja ili magacin mogu da promene redosled adresa, dodaju hitnu isporuku ili vrate robu bez slanja novog upita prevozniku.
Ipak, fleksibilnost postoji samo dok su vozilo i vozač slobodni. Kada se pojave dve hitne potrebe u isto vreme, sopstveni kapacitet postaje ograničenje.
Posebno uređeno vozilo i standardizovana roba
Sopstveno vozilo može imati smisla kada firma svakodnevno prevozi istu vrstu robe i kada je vozilo prilagođeno toj robi, načinu utovara ili internim procedurama. Tada standardizacija može da smanji broj grešaka i olakša obuku zaposlenih.
Pre odluke treba proveriti da li se takva potreba javlja dovoljno često da opravda stalni trošak. Vozilo koje je dobro prilagođeno jednoj vrsti isporuke može biti slabo iskorišćeno kada se količina, dimenzije ili relacija promene.
Kada je spoljni prevoznik praktičnije rešenje
Spoljni prevoznik je često praktičniji kada transport nije osnovna delatnost firme, kada se obim menja ili kada su relacije različite. Umesto održavanja sopstvenog kapaciteta za najveći mogući obim, firma angažuje vozilo prema konkretnoj potrebi.
Promenljiv broj pošiljki
Ako jednog dana nema isporuka, a sledećeg treba poslati više paleta na različite adrese, sopstveno vozilo može biti ili neiskorišćeno ili nedovoljno. Spoljni prevoz omogućava da se kapacitet uskladi sa stvarnom količinom robe.
Za manje pošiljke može se razmatrati zbirni i redovni prevoz, dok se za veće količine ili direktnu isporuku bira odgovarajući puniji kapacitet. Na taj način firma ne mora da poseduje jedno vozilo koje treba da pokrije sve moguće situacije.
Različite relacije i zahtevi
Isporuka jedne palete u obližnje mesto i prevoz većeg tereta na dužoj relaciji ne zahtevaju isti tip organizacije. Spoljni prevoznik može da predloži vozilo i način prevoza prema težini, dimenzijama, broju paleta, pristupu lokaciji i uslovima utovara i istovara.
To je posebno važno kada firma povremeno ima pošiljke koje ne odgovaraju njenom uobičajenom vozilu. Umesto ulaganja u dodatni kapacitet koji bi većinu vremena stajao, angažuje se kamionski prevoz robe za konkretnu potrebu.
Manje interne administracije
Kada firma ima svoje vozilo, neko mora da vodi računa o registraciji, servisima, vozaču, rasporedu, dokumentaciji, kvarovima i zameni kapaciteta. Kod spoljnog prevoza taj operativni deo preuzima prevoznik, dok naručilac treba da pripremi tačne podatke o pošiljci i uslovima na adresama.
Za firme koje žele predvidiviji sistem, transport za firme može da se organizuje kroz dogovorene relacije, termine i način najave, bez potrebe da se svaka vožnja rešava od početka.
Skriveni troškovi sopstvene dostave
Sopstveno vozilo na prvi pogled može delovati povoljnije jer firma ne dobija posebnu fakturu za svaki transport. Međutim, deo troška ostaje raspoređen kroz više budžetskih stavki i često nije pripisan logistici.
Najvažniji skriveni troškovi su:
- prazni kilometri, kada se vozilo vraća bez robe ili odlazi na utovar bez korisnog tereta;
- čekanje, kada vozač i vozilo stoje jer roba nije spremna ili primalac ne može da je preuzme;
- neiskorišćen kapacitet, kada veliko vozilo prevozi malu količinu robe;
- odsustvo vozača, koje može zaustaviti isporuke iako je vozilo ispravno;
- kvarovi, koji stvaraju trošak popravke i dodatnu potrebu za hitnim alternativnim prevozom;
- vreme upravljanja, koje zaposleni troše na rute, pozive, praćenje i rešavanje problema;
- sezonske oscilacije, zbog kojih vozilo deo godine nije dovoljno angažovano, a u periodu najveće potražnje nije dovoljno.
Kada se ove stavke ne mere, sopstvena dostava može izgledati jeftinije nego što zaista jeste. Zato je korisno tokom najmanje nekoliko meseci pratiti broj isporuka, ukupnu kilometražu, prazne kilometre, vreme vožnje, čekanja, servise i dane kada vozilo nije bilo dostupno.
Troškovi i rizici angažovanja spoljnog prevoznika
Ni angažovanje prevoznika nije rešenje bez obaveza. Firma i dalje mora kvalitetno da pripremi transport, jer nepotpuni podaci mogu dovesti do pogrešnog izbora vozila, čekanja ili promene uslova.
Pre dogovora treba jasno definisati:
- mesto utovara i istovara;
- vrstu robe i način pakovanja;
- broj paleta, komada ili paketa;
- ukupnu težinu i dimenzije;
- željeni datum i vremenski prozor;
- da li postoje dodatne adrese;
- uslove pristupa objektu;
- način utovara i istovara;
- kontakt osobe na obe lokacije;
- posebne zahteve u vezi sa robom.
Važan deo procene je i pouzdanost saradnje. Firma treba da zna ko daje informacije tokom transporta, kako se prijavljuje promena, šta se dešava u slučaju zastoja i koji podaci ulaze u ponudu. Najniža ponuđena cena nije praktična ako se svaki transport pretvara u niz dodatnih poziva, nejasnih termina i naknadnih troškova.
Hibridni model je često najpraktičniji
Mnoge firme ne moraju da biraju isključivo jednu opciju. Hibridni model kombinuje sopstveno vozilo za stabilne lokalne isporuke i spoljnog prevoznika za duže relacije, veće količine, sezonske skokove ili dane kada interni kapacitet nije dovoljan.
Takav model može izgledati ovako:
- Sopstveno vozilo pokriva ponavljajuće lokalne dostave koje se obavljaju skoro svakog dana.
- Spoljni prevoznik preuzima paletne pošiljke, duže relacije i isporuke koje zahtevaju drugi kapacitet.
- Unapred se definiše postupak za hitne zahteve i zamenu kada je sopstveno vozilo na servisu.
- Jednom mesečno se porede trošak po isporuci, iskorišćenost i broj problema za oba modela.
- Raspodela se menja kada podaci pokažu da određena ruta više nije racionalna za interni ili spoljni prevoz.
Prednost hibridnog pristupa je što firma zadržava kontrolu tamo gde joj je najvažnija, ali ne mora da kupuje dodatna vozila za povremene potrebe.
Kako doneti odluku na osnovu podataka
Odluku je najbolje doneti kroz kratak obračun poslednja tri do šest meseci. Nije dovoljno pitati koliko košta jedno vozilo ili jedna vožnja. Potrebno je sagledati obrazac transporta.
Prikupite sledeće podatke:
- broj isporuka po nedelji i mesecu;
- najčešće relacije;
- prosečnu težinu, zapreminu i broj paleta;
- procenat praznih kilometara;
- broj dana kada vozilo nije korišćeno;
- broj situacija kada jedan kapacitet nije bio dovoljan;
- vreme zaposlenih utrošeno na organizaciju;
- trošak kašnjenja, čekanja ili propuštene isporuke;
- sezonske promene u količini robe.
Zatim uporedite tri scenarija:
- potpuno sopstvena dostava;
- potpuno angažovanje spoljnog prevoznika;
- hibridni model.
Za svaki scenario procenite mesečni trošak, raspoloživost, fleksibilnost i rizik prekida. Praktičniji model nije nužno onaj sa najnižim troškom u idealnom mesecu, već onaj koji daje stabilan rezultat i kada se pojave kvar, odsustvo vozača, hitna porudžbina ili veći broj pošiljki.
Kontrolna lista pre konačne odluke
Pre ulaganja u sopstveno vozilo ili promene prevoznika proverite:
- Da li imate dovoljno isporuka da vozilo bude redovno iskorišćeno?
- Da li su rute slične ili se često menjaju?
- Da li roba uglavnom odgovara jednom tipu vozila?
- Koliko praznih kilometara možete da očekujete?
- Ko će planirati rute i voditi administraciju?
- Šta je rezervni plan u slučaju kvara ili odsustva vozača?
- Da li sezonski obim prelazi kapacitet jednog vozila?
- Koliko vas košta kašnjenje prema kupcu?
- Da li vam je važnija stalna neposredna kontrola ili mogućnost brzog prilagođavanja kapaciteta?
- Može li kombinacija internog i spoljnog prevoza dati bolji rezultat?
Šta je praktičnije za vašu firmu
Sopstveno vozilo je najpraktičnije kada postoji stabilan obim, visoka iskorišćenost i ponavljajuće rute koje opravdavaju stalne troškove. Spoljni prevoznik je praktičniji kada se količina menja, relacije su različite ili firma ne želi da upravlja vozilom, vozačem i rezervnim kapacitetom. Za veliki broj malih i srednjih firmi najbolji rezultat daje hibridni model.
Za realno poređenje pošaljite podatke o najčešćim relacijama, učestalosti isporuka, vrsti robe, težini, dimenzijama ili broju paleta, željenim terminima i uslovima utovara i istovara. Putem stranice zatražite ponudu za transport možete proveriti kako bi izgledalo angažovanje spoljnog prevoznika i uporediti ga sa punim troškom sopstvene dostave.
Ako planirate sledeću pošiljku, pogledajte i plan redovnih transportnih ruta.