Selidba magacina nije samo premeštanje robe sa jedne adrese na drugu. To je logistički projekat u kojem prijem robe, komisioniranje, otprema kupcima i evidencija zaliha moraju da funkcionišu i dok se oprema, palete i radne zone sele. Dobra organizacija selidbe magacina zato počinje popisom, faznim planom i jasnim redosledom utovara i istovara, a ne tek dolaskom vozila.
Cilj ove kontrolne liste je da pomogne firmama da smanje zastoj, izbegnu gubitak robe i što pre osposobe novu lokaciju. Plan treba prilagoditi obimu zaliha, načinu rada magacina, broju vozila, raspoloživoj opremi za manipulaciju teretom i rokovima koje je firma već obećala kupcima.
Postavite cilj, kritične operacije i odgovornosti
Šta znači selidba bez prekida poslovanja?
Potpuno odsustvo bilo kakvog usporavanja nije uvek realno, ali je moguće sprečiti da poslovanje potpuno stane. To se postiže tako što se kritične operacije održavaju aktivnim, dok se ostali delovi magacina sele po unapred definisanim fazama.
Pre početka treba odrediti koje aktivnosti ne smeju biti prekinute:
- prijem robe od ključnih dobavljača;
- priprema i otprema već potvrđenih porudžbina;
- izdavanje robe proizvodnji ili prodajnim objektima;
- pristup robi sa velikim obrtom;
- obrada povrata i reklamacija;
- vođenje tačne evidencije zaliha;
- komunikacija sa kupcima, dobavljačima i prevoznikom.
Selidba se zatim organizuje oko tih aktivnosti. Roba koja se svakodnevno izdaje ostaje dostupna do poslednje moguće faze, dok se rezervne zalihe, prazna ambalaža, arhiva i oprema koja nije u stalnoj upotrebi sele ranije.
Magacin ne treba seliti redom kojim je roba trenutno složena, već redom kojim nova lokacija treba da počne da radi.
Formirajte tim i odredite jednu odgovornu osobu
Selidba postaje neorganizovana kada više ljudi izdaje različita uputstva vozačima, magacionerima i osobama na novoj lokaciji. Zato je prvi korak imenovanje koordinatora selidbe koji ima pregled nad rokovima, popisom, transportom i stanjem na obe adrese.
Podelite odgovornosti pre početka:
- ko zaključava popis i odobrava razlike u stanju;
- ko označava robu, regale i opremu;
- ko određuje redosled utovara;
- ko kontroliše dokumentaciju za svaku vožnju;
- ko potvrđuje prijem na novoj lokaciji;
- ko ažurira lokacije artikala u poslovnom ili skladišnom sistemu;
- ko komunicira sa kupcima i dobavljačima;
- ko donosi odluku kada dođe do odstupanja od plana.
Za svaku smenu i lokaciju treba odrediti zamenu za odgovornu osobu. Tako proces ne zavisi od jednog telefona, jedne osobe ili informacije koja nije zapisana.
Napravite popis robe, opreme i magacinskih zona
Pre selidbe je potreban operativni popis svega što se premešta. Finansijski popis može biti deo procesa, ali za transport je potrebna praktična lista koja pokazuje šta se seli, odakle se preuzima i gde se spušta.
Razvrstajte robu prema važnosti
Podelite zalihe u najmanje četiri grupe:
- aktivna roba koja se svakodnevno prima ili izdaje;
- rezervna zaliha koja trenutno nije potrebna za redovne porudžbine;
- osetljiva ili vredna roba koja zahteva poseban način rukovanja;
- roba za proveru sa nejasnom šifrom, oštećenjem, isteklom dokumentacijom ili neusaglašenim stanjem.
Robu za proveru ne treba mešati sa urednim zalihama tokom selidbe. Odvojena zona sprečava da se postojeći problem samo prenese na novu lokaciju.
Popišite i ono što nije roba
U plan uključite:
- regale i zaštitne elemente;
- palete, kontejnere i povratnu ambalažu;
- viljuškare, paletare, vage i pomoćnu opremu;
- stolove za pakovanje i potrošni materijal;
- računare, štampače etiketa, skenere i mrežnu opremu;
- dokumentaciju i arhivu;
- opremu za održavanje i čišćenje;
- otpad, neispravnu opremu i stvari koje se neće prenositi.
Selidba je dobra prilika da se ukloni ono što više nema operativnu vrednost. Time se smanjuje broj vožnji i oslobađa prostor na novoj lokaciji.
Isplanirajte faznu selidbu magacina
Fazna selidba omogućava da stari i novi magacin kratko rade paralelno. Svaka faza treba da ima sopstveni spisak robe, odgovorne osobe, termin, vozilo i ciljnu zonu na novoj adresi.
Praktičan redosled može da izgleda ovako:
- Prenesite dokumentaciju, praznu ambalažu i opremu koja nije potrebna za dnevni rad.
- Postavite osnovnu infrastrukturu na novoj lokaciji, uključujući radne stolove, označene zone i opremu za prijem.
- Preselite rezervne zalihe i artikle sa malim obrtom.
- Aktivirajte privremenu zonu za prijem i otpremu na novoj lokaciji.
- Prenosite aktivnu robu po sektorima, kategorijama ili paletnim mestima.
- Poslednje preselite robu za već potvrđene porudžbine, IT opremu i sredstva potrebna do kraja rada starog magacina.
- Završite kontrolnim obilaskom, popisom i zatvaranjem stare lokacije.
Ne treba započeti sledeću fazu dok prethodna nije potvrđena. Potvrda znači da je roba stigla, evidentirana, postavljena u odgovarajuću zonu i dostupna zaposlenima koji je koriste.
Obezbedite operativnu rezervu
Pre kritične faze odvojite robu potrebnu za porudžbine koje se moraju obraditi tokom selidbe. Ta roba treba da bude u jasno označenoj privremenoj zoni i da se ne utovaruje bez odobrenja koordinatora.
Za artikle sa velikim prometom korisno je unapred pripremiti:
- minimalnu količinu za otpremu tokom prelaznog perioda;
- već odštampane naloge i etikete;
- ambalažu i potrošni materijal;
- rezervni prostor za neočekivani prijem;
- spisak prioritetnih kupaca i porudžbina.
Označite robu i pripremite novu lokaciju
Uvedite sistem označavanja koji prati robu do nove pozicije
Oznaka mora omogućiti da osoba koja prvi put vidi paletu ili komad opreme zna gde treba da ga smesti. Sam naziv artikla često nije dovoljan, posebno kada se u kratkom roku istovara više vozila.
Na svakoj transportnoj jedinici navedite:
- jedinstveni broj ili šifru;
- naziv grupe robe ili opreme;
- staru lokaciju;
- novu zonu, red ili regal;
- broj faze i redosled istovara;
- broj paleta ili komada u grupi;
- posebnu napomenu za rukovanje;
- ime osobe koja potvrđuje prijem.
Boje mogu da pomognu u razlikovanju zona, ali tekstualna šifra treba da ostane glavni podatak. Ako se nalepnica odvoji ili boja nije jasno vidljiva, roba i dalje mora biti prepoznatljiva.
Ista oznaka treba da postoji na popisu, transportnoj listi i planu nove lokacije. Tako se svaka jedinica može pratiti od stare pozicije do konačnog mesta.
Pripremite novu lokaciju pre prvog utovara
Najveći gubitak vremena nastaje kada vozilo stigne, a nije jasno gde roba treba da se istovari. Nova lokacija mora biti funkcionalno pripremljena pre dolaska prve ture.
Proverite sledeće:
- prilaz objektu i prostor za manevar vozila;
- vreme kada je moguć ulazak i istovar;
- dostupnost rampe, viljuškara, paletara ili druge potrebne opreme;
- nosivost i stanje površine na mestu istovara;
- označene prijemne, karantinske i skladišne zone;
- slobodne prolaze između zona;
- redosled montaže regala i druge opreme;
- rasvetu, napajanje i mrežnu vezu na radnim mestima;
- pristup poslovnom ili skladišnom sistemu;
- mesto za privremeno odlaganje robe koja ne može odmah u regal.
Ako regali još nisu spremni, unapred odredite privremene blok-zone. Roba se tada grupiše prema budućoj poziciji, umesto da se ostavlja tamo gde se prvo pronađe slobodan prostor.
Uskladite redosled utovara i istovara
Redosled utovara treba da prati plan rada na novoj lokaciji. Ono što je potrebno prvo postaviti ili koristiti treba da bude dostupno bez premeštanja ostatka tereta.
Za svaku vožnju napravite listu koja sadrži:
- registarski ili interni broj vozila;
- planirano vreme dolaska na obe lokacije;
- oznake paleta, komada i opreme;
- ukupni broj transportnih jedinica;
- zonu istovara;
- način utovara i istovara;
- ime osobe koja predaje robu;
- ime osobe koja prima robu;
- evidentirane nepravilnosti ili oštećenja.
Roba ne treba da napusti staru lokaciju bez potvrde broja jedinica. Na novoj adresi isti broj se proverava pre nego što se vozilo oslobodi. Fotografije zatvorenog i otvorenog tovarnog prostora mogu da olakšaju naknadnu proveru rasporeda i stanja robe.
Za složenije projekte korisno je angažovati prevoznika koji razume da je poslovna selidba niz povezanih transporta, a ne jedna izolovana vožnja. Usluga selidbe i transporta mašina može se planirati prema fazama, paletnim mestima i redosledu potrebnom za ponovno pokretanje rada.
Sačuvajte kontinuitet prijema i otpreme
Tokom prelaznog perioda mora postojati jasno pravilo koja adresa prima novu robu i sa koje adrese se šalje kupcima. Dobavljači i kurirske ili transportne službe ne treba da odlučuju na osnovu stare navike.
Napravite kratak plan komunikacije:
- obavestite dobavljače od kog termina koriste novu adresu;
- potvrdite kupcima samo rokove koje možete da ispunite;
- definišite poslednji prijem i poslednju otpremu na staroj lokaciji;
- odredite prvi prijem i prvu otpremu na novoj lokaciji;
- prosledite vozačima tačne podatke o ulazu, kontakt osobi i uslovima pristupa;
- uvedite jedan kanal za prijavu odstupanja;
- pripremite rezervni postupak ako nova lokacija privremeno ne može da primi ili izda robu.
Za firme koje imaju redovne isporuke, selidbu treba povezati sa postojećim rasporedom ruta. Dobro planiran transport za firme pomaže da se termini preuzimanja i isporuke prilagode fazama preseljenja.
Kontrolna lista za dan selidbe
Pre početka svake smene proverite:
- da li su dostupni ažurirani popis i plan faze;
- da li su sve jedinice pravilno označene;
- da li su vozilo i oprema za manipulaciju spremni;
- da li su odgovorne osobe prisutne na obe lokacije;
- da li je ciljna zona slobodna;
- da li zaposleni znaju koja roba ne sme da se pomera;
- da li su otvoreni kanali komunikacije;
- da li postoji plan za kašnjenje vozila ili zastoj pri istovaru.
Tokom svake vožnje proverite:
- broj preuzetih paleta i komada;
- stanje robe pre utovara;
- raspored i obezbeđivanje tereta;
- dokumentaciju koja prati turu;
- vreme polaska i očekivani dolazak;
- broj primljenih jedinica;
- novu lokaciju svake grupe;
- razlike, oštećenja i nerešene stavke.
Na kraju dana napravite kratak presek: šta je preseljeno, šta je osposobljeno za rad, šta kasni i šta se menja u planu za sledeću fazu. Izmene treba zapisati, a ne ostaviti na usmenom dogovoru.
Provera nakon selidbe i stabilizacija rada
Selidba nije završena poslednjim istovarom. Završena je kada je stanje zaliha usaglašeno, zaposleni znaju nove lokacije, a prijem i otprema rade bez privremenih improvizacija.
Posle preseljenja proverite:
- da li se fizičko stanje slaže sa evidencijom;
- da li je sva roba na dodeljenoj lokaciji;
- da li postoje neoznačene palete ili komadi;
- da li su oštećenja evidentirana i odvojena;
- da li su stare lokacije artikala ažurirane u sistemu;
- da li se roba sa velikim obrtom lako pronalazi;
- da li su prolazi i radne zone funkcionalni;
- da li je vraćena puna brzina prijema, komisioniranja i otpreme;
- da li su zatvorene sve otvorene stavke sa transportnih lista.
Prvih nekoliko dana beležite ponavljajuće probleme: pogrešne lokacije, duže rute komisioniranja, zagušenje prijemne zone ili nedostupnu ambalažu. Te informacije treba iskoristiti za korekciju rasporeda, a ne prihvatiti kao trajnu posledicu selidbe.
Kako pripremiti upit za organizaciju selidbe magacina
Za planiranje prevoza pošaljite adresu stare i nove lokacije, približan broj paleta i komada, spisak veće opreme, željene faze i termine, kao i informacije o pristupu vozilima. Važno je navesti da li su na obe lokacije dostupni rampa, viljuškar ili druga oprema za utovar i istovar.
Dodajte fotografije prilaza, magacinskih zona i opreme koja zahteva poseban tretman. Na osnovu tih podataka može se proceniti potreban broj vožnji i predložiti redosled koji najmanje remeti rad. Za proveru detalja i pripremu ponude možete poslati upit za transport.